Giorni per affilare la lama

“Le cose non si dicono, si fanno, perché facendole si dicono da sole.”

Woody Allen (1935-?) Attore, direttore e scrittore statunitense.

Dietro l’espressione “Felice anno nuovo!” si nasconde di solito una nube di etichette, piena di auguri, dubbi, sorrisi, sfide, incertezze e obiettivi …e un sacco pieno di buoni propositi!

Qui a FormAcció ci succede la stessa cosa, questa settimana è stata piena di obiettivi, e abbiamo voluto andare un po ‘oltre e trasformarli in azioni. Abbiamo iniziato l’anno seguendo la Settima Abitudine, “affilare la lama”, secondo i consigli di Stephen Covey.

Abbiamo una nuova licenza di Office installata nei nostri computers, le cartelle condivide aggiornate e sincronizzate, (totalmente immersi nella trasformazione digitale), un bell’ufficio appena ridipinto e ordinato, una nuova sala riunioni (lo spazio fisico è molto importante) e abbiamo l’anima pronta e le emozioni sintonizzate per il duro e divertente lavoro (la salute emotiva è fondamentale).

Come tanti, stiamo aspettando che i nostri propositi funzionino, ma non sempre è facile iniziare a camminare. O iniziare, ancor ancora: anche a molti di noi piace iniziare progetti nuovi, metterci la tuta da ginnastica nuova, cose cosí. Ma…come arrivare al mese di aprile con l’abitudine integrata? Questa è la domanda chiave, e la risposta…

Dalla nostra esperienza nella formazione per gestione dei progetti, del tempo e della produttività personale, abbiamo imparato che c’è bisogno di:

• Costanza e motivazione personale.
• Fare attenzione alla procrastinazione da noi in ufficio si sente spesso la frase “Il migliore è nemico del buono” (detto in spagnolo, Lo mejor es enemigo de lo bueno). Ecco che dietro a grandi procrastinatori si nascondono a volte grandi perfezionisti.

Uno dei problemi che spesso troviamo quando proviamo a implementare un progetto interno, è che la pressione esterna spesso ne causa il rinvio. Uno dei progetti principali di questo inizio d’anno è la creazione di un archivio digitale della nostra biblioteca. La nostra principale paura era che il progetto rimanesse incompiuto.

E una cosa è certa, siamo ancora affezionati alla carta stampata. A volte ci è accaduto di dover preparare il contenuto per una determinata formazione, e scoprire poco dopo che avevamo nella biblioteca un fantastico libro sullo stesso tema. O di comprare un libro che non sapevamo di avere già… Cose che succedono quando lavori su vari progetti in parallelo e non ti rendi conto di cose che avevi o sapevi già.

Nei processi di cambiamento, non c’è nulla di peggio che il processo resti fermo a metà. Per esempio, smonti una stanza per ridipingerla, cominci il lavoro e…altre cose più urgenti ti chiamano, finisci per lasciarlo a metà, e per un po’ di tempo convivi con il secchio di vernice e la scala.

Per evitare cose così, avevamo bisogno di due condizioni:

• Da una parte, una forte implicazione con l’azione, che permetta di non far sfumare l’attività.
• E dall’altra, una strategia di lavoro coerente. L’implicazione c’era, era quindi necessario trovare una strategia per minimizzare lo sforzo. Affiché la strategia fosse produttiva, abbiamo dedicato un po’ di tempo al benchmarking, studiando come altre persone o aziende risolvono problemi simili al nostro. Alla fine abbiamo scoperto un’ App stupenda, che offre una soluzione a vari dei nostri problemi. Si chiama Libib, ed è un’applicazione che si puó usare sia con il telefono che con il computer.

Una delle cose più interessanti di quest’App è la facilità di registro dei libri. Si tratta di scansionare, con lo smartphone, il codice a barre che hanno tutti i libri nell’ultima di copertina. Se questo metodo non funziona (poche volte, ma succede) puoi registrare manualmente l’ISBN. Puó anche succedere che il tuo libro sia più datato, per cui conviene usare quest’opzione dal computer.

Ti consiglio anche di fare una foto alla copertina di ogni libro e di caricarla attraverso l’App (è molto semplice) dato che a volte l’App ti propone copertine di edizioni diverse dalla tua, e quindi si rischia di perdere la ricerca visuale.

Una volta che hai caricato i libri (se hanno un codice a barre, è molto veloce), ti suggerisco di pensare ai #tag significativi, al fine di accelerarne il recupero.L’applicazione consente di fare molte altre cose, come la condivisione della libreria, la creazione di commenti sul libro, ecc.Al momento, abbiamo caricato circa 300 libri e ci resta ancora un bel po ‘di lavoro …

Rivisitare la nostra biblioteca è stata una sorpresa per noi. Libri che sono diventati obsoleti, libri che hai comprato e che non hai mai letto, libri che decidi di riprendere a leggere … Ma soprattutto ci ha permesso, come spesso diciamo, di gestire il caos. La produttività è sempre un equilibrio tra il tempo che dedichi all’organizzazione e il tempo dedicato alla produzione. Come dice Covey, devi affilare l’ascia, se no, la tua produttività andrà giù, e anche la tua soddisfazione per il lavoro.

Ecco, ora che abbiamo affilato la lama, possono chiamarci i clienti: siamo pronti per il 2018.

Buon anno nuovo a tutte e tutti!