Días para afilar el hacha

“Las cosas no se dicen, se hacen, porque al hacerlas se dicen solas.”

Woody Allen (1935-?) Actor, director y escritor estadounidense.

Tras la expresión ¡Feliz año! suele encontrarse una nube de etiquetas llena de deseos, dudas, sonrisas, retos, incertidumbre y propósitos, un ¡buen montón de buenos propósitos!

En FormAcció nos pasa igual, esta semana ha estado llena de propósitos, y hemos querido ir un poco más allá y transformarlos en acciones. Hemos empezado el año siguiendo el Séptimo hábito “afilando el hacha”. según recomienda Stephen Covey.

Tenemos nueva licencia de office instalada en nuestros ordenadores, actualizadas y sincronizadas las carpetas compartidas, (inmersos totalmente en la transformación digital), un bonito despacho recién pintado y ordenado, una nueva sala de reuniones (el espacio físico es muy importante) y tenemos el alma preparada y sintonizadas las emociones para el arduo y divertido trabajo (la salud emocional es vital).

Como todo el mundo, estamos deseando que nuestros propósitos funcionen, pero no siempre es fácil echar a andar. O empezar aún, a muchos nos encanta comenzar proyectos nuevos, estrenar ropa de deporte, y esas cosas. Pero ¿cómo llegar al mes de abril con el hábito incorporado? Esa es la pregunta clave, y la respuesta…

Por nuestro bagaje haciendo formación sobre gestión de proyectos, gestión del tiempo y productividad personal hemos aprendido que hace falta:

• Constancia y automotivación.
• Tener cuidado de la procrastinación, por nuestra oficina se oye de vez en cuando esa frase de “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Pues detrás de grandes procrastinadores suele haber grandes perfeccionistas. Si quieres saber más te recordamos un post que escribimos para un Sant Jordi sobre la procrastinación eficiente.

Uno de los problemas que nos solemos encontrar cuando tratamos de implementar un proyecto interno es que la presión externa, la producción, el día a día, hace muchas veces que lo acabes postergando. Uno de nuestros proyectos estrella de este principio de año es la creación de un registro informático de nuestra biblioteca. Y nuestro principal miedo era que el proyecto se quedara a la mitad…

Y es que sí, somos amantes todavía del papel escrito. A veces nos ha pasado el hecho de tener que preparar un determinado contenido para una formación y descubrir, poco después de finalizar, que teníamos un fantástico libro sobre el tema. O comprar un libro que no éramos conscientes que ya teníamos… Estas cosas pasan cuando trabajas en varios proyectos en paralelo y no eres consciente de lo que ya sabes o tienes.

En los procesos de cambio, no hay cosa peor que se te detenga el proyecto de cambio a la mitad. Es lo típico que desmontas la habitación para pintarla, la empiezas a pintar y… otras cosas más urgentes te reclaman y acabas dejándolo a la mitad y conviviendo durante un periodo de tiempo con el cubo de pintura y la escalera.

Para que esto no nos pase, necesitábamos dos condiciones.

1. Por un lado, un compromiso fuerte con la acción, relacionada con la constancia y la automotivación que decíamos antes, y que permita que la tarea no se desvanezca.
2. Y por otro, una estrategia de trabajo coherente. El compromiso, lo teníamos, o sea que era primordial encontrar una estrategia que minimizara el esfuerzo. Para que la estrategia sea productiva, hemos dedicado un tiempo en hacer benchmarking, en bucear cómo otras empresas o personas solucionan problemas parecidos al nuestro. Al final, descubrimos una APP genial, que nos daba solución a la mayor parte de los problemas que teníamos planteados. Se trata de una aplicación para móvil y ordenador llamada Libib.

Una de las cosas más interesantes que tiene esta aplicación es la facilidad de captura de los libros. Se trata de escanear, con el móvil, el código de barras que suelen tener todos los libros actuales en la contracubierta. Si ese método falla (pocas veces, pero pasa), puedes entrar el ISBN de forma manual. También puede pasar que tu libro sea más antiguo, por lo que te va a tocar introducirlo manualmente. Para esta última opción es mejor hacerlo desde el ordenador.

Igualmente te recomiendo que hagas una foto a cada portada de libro y que la subas a la aplicación (es muy fácil) ya que a veces la aplicación te propone portadas correspondientes a ediciones que no son la que tienes y pierdes entonces la búsqueda visual.

Una vez tienes subidos los libros (si tienen código de barras, es muy rápido), te sugiero que pienses cuáles son los #tags significativos, para poder agilizar la recuperación de los mismos. 

La aplicación permite hacer muchas cosas más, como compartir la biblioteca, generar comentarios acerca del libro, etc. De momento, llevamos subidos unos 300 libros, y todavía nos queda un ratito de trabajo…

Volver a visitar nuestra biblioteca ha sido una sorpresa para nosotros. Libros que han “caducado”, libros que compraste y no llegaste a leer, libros que decides recuperar su lectura… Pero sobre todo nos ha permitido, como decimos a menudo, gestionar el caos. La productividad es siempre un equilibrio entre el tiempo que dedicas a la organización y el tiempo que dedicas a la producción. Como dice Covey, hay que afilar el hacha, si no, tu productividad va a bajar, y tu satisfacción con el trabajo, también.

Bueno, el hacha ya está afilada, así que ya nos pueden llamar los clientes que estamos preparados/as para el 2018.

¡Feliz año a todos/as!